E-Mails automatisch auslesen.
Absender, Anhänge und relevante Informationen werden strukturiert aufbereitet und weitergegeben.
Aus Posteingang und Papierstapel werden saubere Daten.
E-Mails, PDFs und Formulare kommen täglich rein. Wir bauen den Weg von dort bis zur Übergabe ans Team – strukturiert, nachvollziehbar und mit einem Menschen in der Schleife, bevor etwas Verbindliches passiert.
Dieselben Handgriffe, jeden Tag: E-Mails ablegen, Zahlen aus PDFs abtippen, Formulare ins System übertragen. Es ist keine schwere Arbeit, aber sie frisst Stunden und geht genau dann schief, wenn es eilig ist.
Dokumente als Datensätze.
PDFs, Rechnungen und Formulare werden ausgelesen und in verwertbare Form gebracht.
Mensch prüft bei Unsicherheit.
Was die KI nicht eindeutig einordnen kann, landet zur Prüfung beim Team.
Entlastung vom Posteingang.
Routineaufgaben laufen automatisch, Ihr Team kümmert sich um das, was Urteilsvermögen braucht.
So läuft es ab
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01
Betrieb ansehen
Wir kommen zu Ihnen und schauen uns an, wie tatsächlich gearbeitet wird. Nicht wie es im Handbuch steht.
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02
Aussortieren
Wir benennen, was sich sinnvoll automatisieren lässt und was besser in Menschenhand bleibt. Manches lohnt sich schlicht nicht.
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03
Einrichten
Wir bauen die Abläufe in Ihre bestehenden Systeme ein. Wo Daten das Haus nicht verlassen sollen, arbeiten wir mit lokal laufender KI.
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04
Begleiten
Nach dem Start prüfen wir laufend, ob die Zuordnungen stimmen, und passen an, wenn sich etwas ändert.
Aus der Praxis
Branche
Vertrieb
Ausgangslage
Eingehende Angebote verschiedener Lieferanten wurden manuell verglichen und bewertet – ein zeitaufwändiger Prozess, der Entscheidungen verzögerte.
Lösung
Eine automatisierte Einheit liest Angebote ein, vergleicht relevante Kennzahlen und erstellt eine strukturierte Zusammenfassung als Entscheidungsgrundlage.
Ergebnis
3 Stunden Aufwand pro Auftrag eingespart.
Fragen und Antworten
Muss ich meine bestehende Software wechseln?
Nein. Wir arbeiten mit dem, was bei Ihnen im Einsatz ist. In manchen Fällen kommt etwas dazu, zum Beispiel eine lokal laufende KI, damit sensible Daten Ihr Haus nicht verlassen. Ein Wechsel Ihrer Kernsysteme ist nicht Teil unseres Vorgehens.
Was passiert, wenn die KI etwas falsch zuordnet?
Das kommt vor, deshalb bauen wir Kontrollpunkte ein und schauen in der Betreuung regelmäßig nach. Eine Automatisierung wird bei uns nicht einmal eingerichtet und dann sich selbst überlassen. Wenn eine Zuordnung wiederholt danebenliegt, passen wir die Regel an.
Was kostet eine Automatisierung?
Es gibt eine einmalige Einrichtung und eine monatliche Betreuungspauschale. Wenn für einen Ablauf zusätzliche Softwarelizenzen nötig sind, kommen deren Kosten dazu. Der Umfang hängt davon ab, wie viele Abläufe wir anfassen und wie tief sie in Ihre Systeme greifen. Wir nennen Ihnen alle Posten vollständig, bevor Sie sich entscheiden.
Wie lange dauert die Einrichtung?
Rechnen Sie mit etwa zwei Monaten vom ersten Termin bis zum laufenden Betrieb. Der größte Teil davon ist Verstehen und Abstimmen, nicht Technik.
Wer kümmert sich, wenn sich ein Prozess ändert?
Wir. Anpassungen an bestehenden Abläufen sind Teil der laufenden Betreuung. Sie brauchen dafür niemanden im Haus, der sich mit der Technik auskennt.